Vedtægter for
Aarup Lokalhistoriske Forening og Arkiv.
Nedenstående Vedtægter vedtaget på generalforsamlingen den 25. januar 2012
og trådte i kraft fra samme dato.
§ 1. Navn, hjemsted og arbejdsområde.
Foreningens navn er Aarup Lokalhistoriske Forening.
Arkivets navn er Aarup Lokalhistoriske Arkiv.
Arkivet er en kommunal institution, der drives af frivillige medarbejdere fra foreningen.
Foreningens og arkivets arbejdsområde er Kerte, Orte, Rørup, Skydebjerg og Aarup sogne svarende til den tidligere Aarup kommune.
§ 2. Formål
Foreningen har til formål:
– at udbrede kendskabet til og vække interesse for sognenes historie i samarbejde med arkivet.
Arkivet har til formål:
– at indsamle, registrere og bevare arkivalier: billed- og lydoptagelser, trykt materiale og andre data uanset medium, af ikke statslig herkomst med tilknytning til det i § 1 nævnte område, dets borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid.
– at gøre materialet tilgængeligt for alle interesserede efter gældende regler for tilgængelighed.
– gennem udadvendt virksomhed at fremme kendskabet til historien i arkivets arbejdsområde.
§ 3. Arkivets indsamling og formidling.
Stk.1.
Arkivet kan modtage materiale fra alle.
Arkivet samarbejder med andre arkiver og med museer, bl.a. med henblik på udveksling af arkivmateriale.
Arkivet kan modtage materialer i depot.
Stk. 2.
Brug af arkivets materialer sker under opsyn og der foretages ikke udlån af originale materialer.
Stk. 3.
Arkivet er medlem af SLA i Danmark og SLA Fyn. Arkivet kan deltage i lokale og landsdækkende fælles registreringer, der er godkendt af SLA. Arkivet deltager i arkivsamarbejdet i Assens Kommune (Arkivråd m.m.).
Stk. 4.
Arkivet og foreningen kan som led i den udadvendte virksomhed arrangere foredrag, udstillinger, byvandringer samt udgive årsskrifter og andre publikationer.
I formidlingsarbejdet samarbejder arkivet med biblioteket. Kommunen stiller lokaler til rådighed for arkivets og foreningens aktiviteter.
§ 4. Ejendomsforhold.
Arkivet ejes af Assens Kommune. Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje, og dets forbliven som sådan garanteres af Assens Kommune.
Assens Kommune er ansvarlig for, at arkivalierne opbevares på betryggende vis i egnede lokaler.
§ 5. Organisation.
Stk. 1.
Som medlem af foreningen kan optages personer, foreninger, institutioner og virksomheder, der har interesse for foreningens formål.
Hvert medlemskab giver ret til én stemme på foreningens generalforsamling.
Stk. 2.
Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed og afholdes hvert år senest 1. april.
Generalforsamlingen indkaldes med mindst 14 dages varsel. Indkaldelsen skal ske skriftligt til medlemmerne eller annonceres i en lokal avis.
Til den ordinære generalforsamling fastsættes en dagsorden med mindst følgende punkter:
1. Valg af dirigent
2. Beretning fra bestyrelsen
3. Beretning fra arkivlederen
4. Regnskab
5. Behandling af indkomne forslag
6. Fastsættelse af kontingent
7. Valg til bestyrelsen
8. Valg af bestyrelsessuppleant
9. Valg af revisor og revisorsuppleant
10. Eventuelt.
Forslag skal være formanden i hænde senest 8 dage før generalforsamlingens afholdelse.
Afstemninger afgøres ved almindelig stemmeflerhed af de afgivne stemmer. Skriftlig afstemning skal foretages, hvis blot ét medlem kræver det.
Stk. 3.
Ekstraordinær generalforsamling afholdes efter bestyrelsesbeslutning, eller hvis ¼ af medlemmerne skriftligt og med angivelse af dagsorden begærer dette. Ekstraordinær generalforsamling indkaldes med mindst 14 dages varsel og med dagsorden. Indkaldelsen skal ske skriftligt til medlemmerne eller annonceres i en lokal avis.
Stk. 4.
Mellem generalforsamlingerne ledes foreningen af en bestyrelse på 5 medlemmer og 2 suppleanter.
På ulige årstal afgår 2 bestyrelsesmedlemmer og på lige årstal afgår 3 bestyrelsesmedlemmer. Valget gælder for 2 år. Genvalg kan finde sted.
Der vælges 1 suppleant. Valget gælder for to år og de to suppleanter afgår på skift.
På generalforsamlingen vælges 2 revisorer og 1 revisorsuppleant.
Bestyrelsen konstituerer sig senest 14 dage efter generalforsamlingen. Som kasserer kan evt. antages en person, der ikke er medlem af bestyrelsen. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Der føres protokol over beslutninger m.m.. for hvert bestyrelsesmøde.
Bestyrelsen kan nedsætte arbejdsgrupper ad hoc.
§ 6. Arkivets daglige ledelse.
Stk. 1.
Bestyrelsen udpeger en leder af arkivet, der er ansvarlig for arkivets drift, samlingens tilstand og at benyttelsen sker i henhold til SLA`s standardinstruks for arkivledere.
Bestyrelsen påser og har ansvaret for, at SLA`s minimumskrav til arkivdrift overholdes.
Stk. 2.
I det daglige indsamlings- og registreringsarbejde kan arkivlederen få støtte fra arkivarer udpeget af bestyrelsen.
Stk. 3.
Arkivlederen sørger i samarbejde med bestyrelsen for:
– at bestemmelser om begrænsning i adgangen til det modtagne eller deponerede materiale overholdes,
– at afleveringspligtige arkivalier snarest mulig afleveres til Landsarkivet for Fyn,
– at arkivalier, der vedrører andre lokalhistoriske arkiver, afleveres til disse.
§ 7. Arkivets økonomi.
Arkivet drives for midler fra Assens Kommune. Assens Kommune afholder udgifterne til lokaler.
Der føres to selvstændige regnskaber for henholdsvis arkiv og forening.
§ 8. Vedtægtsændringer.
Vedtægtsændringer kan kun besluttes af en generalforsamling med mindst 2/3 majoritet, af de fremmødte medlemmer. Hvis forslaget får flertal, men dette flertal ikke udgør 2/3 af de afgivne stemmer, skal forslaget, såfremt det ønskes fremmet, genfremsættes på en ny generalforsamling. På denne generalforsamling kan forslaget vedtages med almindelig stemmeflerhed.
§ 9. Ophør.
Foreningen kan opløses ved almindelig flertalsbeslutning på 2 af hinanden følgende generalforsamlinger, hvor foreningens opløsning har været på dagsordenen.
Generalforsamlingen beslutter, hvorledes der skal disponeres med hensyn til foreningens midler. Midlerne kan dog ikke tilbageføres til foreningens medlemmer, men skal anvendes til et historisk formål.
Hvis Assens Kommune beslutter at opgive arkivvirksomhed, skal landsarkivaren for Fyn, SLA Fyn og Aarup Lokalhistoriske Forenings bestyrelse tilkaldes til forhandling om arkivets eventuelle overgang til virksomhed under andre former.
Hvis arkivet derefter må indstille virksomheden, skal Assens Kommune drage omsorg for, at det lokalhistoriske materiale og registratur deponeres på et af landsarkivaren godkendt sted.
Genoprettes arkivet senere, overtages det deponerede materiale.
Ovenstående vedtægter er vedtaget på generalforsamlingen den 25. januar 2012 og træder i kraft fra samme dato.
Peder Andersen
Dirigent.